Jak przy każdym wydarzeniu, przekaz jest najważniejszy. Natomiast może on być skupiony na produkcie, który wypuszczamy na rynek, na jego funkcjonalności lub ma to być spotkanie bardziej wizerunkowe, gdzie np. pochwalimy się swoimi osiągnięciami, zrobimy podsumowania. Każde wydarzenie ma swój cel do spełnienia. I teraz, można zrobić konferencję wizerunkową z fajerwerkami, tak samo jak produktową. Różnice oczywiście są, ale nie do końca dotyczą one samej organizacji wydarzenia i wyboru narzędzia, które pomoże w jej przeprowadzeniu.
Na przykładzie naszej firmy – zorganizowaliśmy w tym roku 3 konferencje. Każda z nich skierowana była do innej grupy docelowej i miała różne wielkości grup (co przy online jest bardzo ważne, może nawet kluczowe, ale o tym za chwilę). Były to wydarzenia dla handlowców, dla programistów i dla całej naszej sieci partnerskiej. Dwie pierwsze zorganizowaliśmy na Teamsach, ostatnią na Pine.
Platforma
W świecie online najważniejsza jest platforma, na której zdecydujemy się zorganizować wydarzenie. Wybór platformy podyktowany jest:
- Jej funkcjonalnościami,
- Ilością uczestników,
- Budżetem.
Przy wyborze narzędzi nie ma większego znaczenia czy wydarzenie będzie life czy nagrywane, większość z nich oferuje jedną i drugą możliwość. Warto sprawdzić oczywiście jej bezpieczeństwo np. przechowywanie danych. Jakie platformy są obecnie na topie? Jest ich dużo, tutaj wymieniamy tylko kilka: Skype (tak, nadal), Microsoft Teams, Zoom, YouTube, vimeo, livestorm, hopin, twitch, Click Meeting, slack, bam buser, Pine.
Microsoft Teams
Przy mniejszej grupie ok 50 osób sprawdziła nam się platforma Teams od Microsoftu. Maksymalna ilość użytkowników w zespole na Teams to 250 (przy ustawieniach wydarzenia publicznego i transmisji online może być to 10 000).
Dlaczego Microsoft Teams? Po pierwsze korzystamy w niego wewnątrz organizacji, więc bardzo sprawnie się w niej poruszamy. Zależało nam na tym, żeby organizacja była łatwa i szybka, a w czasie spotkania live problemy techniczne nam nie przeszkadzały. Najważniejszy miał być przekaz merytoryczny i interakcja.
Chcieliśmy też kontrolować ilość osób, wiedzieć kto dokładnie w którym dniu uczestniczy, a żeby dołączyć do „zespołu” trzeba posiadać adres mailowy w usłudze Microsoft. Tutaj minusem jest np. niejako ręczne dodawanie kontaktów do zespołu. Ale organizacja spotkania na Teamsach pozwoliła nam na bieżącą interakcję z uczestnikami i odpowiadanie na ich pytania na czacie.
Teams dają też możliwość dodawania plików, które po wydarzeniu nadal są dostępne czy tworzenia ankiet. Co ważne, całość konferencji zorganizowaliśmy samodzielnie, w naszym biurze, jest to naprawdę bardzo proste, a Microsoft ma oczywiście rozbudowaną sekcję FAQ na swoich stronach.
Pine
Zorganizowaliśmy też 4-ro dniową konferencję na ok 600 osób. Co było naszym wyznacznikiem przy wyborze Pine? Z jednej strony możliwość praktycznie nieograniczonej liczby uczestników, z drugiej intuicyjność i możliwość organizacji sesji Q&A.
Nie wykorzystaliśmy w pełni możliwości Pine np. przeprowadzania ankiet online, spotkań 1:1:, sesji równoległych, stref sponsorów czy wirtualnych targów. To narzędzie daje praktycznie nieskończone możliwości dla marketerów! Każdy aspekt wydarzenia stacjonarnego można przenieść online, ogranicza nas tylko wyobraźnia. Pomimo tylu funkcji Pine jest łatwy i intuicyjny dla uczestników wydarzenia (sprawdziliśmy to w czasie ankiety ewaluacyjnej po wydarzeniu – oczywiście notyfikacja o ankiecie wyszła do uczestników z Pine.)
Jak wyglądała nasza konferencja? „Klasyczny” stream online, tylko że z greenstudia, a nie z za biurka (jak w przypadku powyższych dwóch wydarzeń). Tutaj najważniejsze dla nas było połączenie merytorycznych wystąpień z interakcją z uczestnikami oraz wirtualne wręczenie nagród dla naszych Partnerów. Bardzo ważny był dopracowany co do sekundy scenariusz (tak jak w stacjonarnej konferencji). Wiedzieliśmy kiedy i co chcemy emitować w przerwach pomiędzy wystąpieniami merytorycznymi, żeby utrzymywać cały czas uwagę uczestników. Łączyliśmy się online z prowadzącymi spoza studia.
Pine to świetna zabawka dla marketerów i eventowców. Ogromna możliwość personalizacji całej platformy i oczywiście rysowania wszystkich elementów studia. To rodzi też więcej pracy, ale jeżeli wydarzenie ma być nie tylko produktowe ale i wizerunkowe, to wiadomo że można się pobawić wizualizacjami i warstwą graficzną. W przypadku tego wydarzenia poprosiliśmy agencję eventową o pomoc. Chcieliśmy mieć przy sobie sprawdzoną techniczną ekipę, która wspólnie z nami dopilnuje każdego szczegółu. (O tych technicznych nawet nie wspominam, bo trzymaliśmy wszyscy kciuki żeby np. w czasie łączenia się online z prowadzącymi spoza studia nikt nie wyłączył nam prądu, nie było problemu z łączem i takie tam magie online.
